Bir Başarı Hikayesi: Excel'den Modern Envanter Sistemine Geçiş

Büyüyen, vizyoner ve sistemli işletmelerin sahip oldukları varlıklar yani demirbaş ve stok kalemleri zamanla artar. İlk etapta birkaç masa, sandalye ve bilgisayardan oluşan bu demirbaş varlığı gün geçtikçe şubelere hatta ülkelere bile yayılabilmektedir. Her başarılı şirketin genelde yolu böyledir. Başarı tanımı şirketin parlak yöneticilerinin ya da şirket sahibinin onu nasıl tanımladığına bağlıdır ancak genel olarak durum şimdilik böyle. Dünyanın açık ara en iyi yazılımı olan Excel pratikte bu etaplarda mükemmel seviyede başarılı bir yazılım olduğundan harika bir iş çıkartır. Kolaydır ve nettir. Her departmana hatta ve hatta doğru düzgün bilgisayar bilmeyen ama tablo okuyabilen her kesime hitap edebilir. Excel iş dünyasında herkesin bildiği ortak bir dil, ortak bir kültürdür. Bu nedenle ilk günlerde envanteri Excel üzerinden yürütmek kesinlikle doğru ve maliyet etkin bir çözümdür.

Hemen bir Excel sayfası oluşturup ürün, stok, demirbaş adı, marka, model, kod, seri, lokasyon derken bir bakmışsınız istediğiniz her şey hızlı ve net şekilde bir tabloda duruyor. Sihir gibi! Harika bir mühendisliğin eseri. Programlamanın 7 harikasından birisi…

Excel Tabanlı Takipteki Doğal Sınırlar

Ancak envanter büyüdükçe işler biraz karmaşıklaşır. Takibi zor, sayım girmek ise dert olur. Hatalar, tutulamayan versiyonlar, hangi sayım nerden geliyor? Envanter değeri doğru mu? Demirbaş adedini nasıl doğru tutarım? Amortismanı nasıl hesaplarım, bu sayımı kim değiştirdi derken artık envanter süreci baş ağrısı yaratmaya başlar. Başlarda her şeyi çözen program artık her şeyi kilitleyen bir yazılıma dönüşür. Excel yine de mükemmeldir ama bu iş için artık farklı bir noktaya evrilmesi gerekir. Esneklik ilk defa kaosa dönüştüğünde Excel’in başka bir esnek tarafı devreye girer. Makrolar! Makro eski ama işlevsel bir teknolojiydi. Bazı şirketler hala Excel’de ciddi seviyede makro kullanıyor. Bazı dediysem çok büyük kurumlar, holdingler, sigorta finans ve bankacılık bile buna dahil. Ama orada da kişiye bağlı kalma ve makro için gereken programlama dili sorunları var. Bugünlerde yapay zeka birçok konuda programlamayı hızlandırsa da yanlış bir aksiyon başka büyük sonuçlara yol açar. Muhasebe ya da Finans’tan sorumlu yöneticiler, çalışanlar ve personeller aşina olabilir ama her departman için aynı durum maalesef geçerli değil.

Merkezi ve Modern Bir Envanter Yöntemine Geçiş

Bazı şirketler envanter yönetiminde Excel’den takip ettiği stok ve demirbaşı artık bir yazılımla takip etmenin daha zor olacağını düşünür. Nitekim bazı açılardan haksız da değiller. Herkesin konuştuğu bir dil, alışık olduğu jargon Excel idi. Yeni süreç dilini kültürünü bilmediğin bir ülkeye göçmek gibi gelebilir ama durum aslında bunun çok ötesinde ve gerçek anlamda değer katan bir süreçtir. Bu konu işletmelerin çok kısa vadeli bir eğitimle çözebileceği birkaç basit ama etkili süreçten geçer.

Merkezi ve modern bir envanter sistemi yazılımı otomasyon süreçlerini rahatlatır, envanterin yaşam döngüsünü sağlıklı şekilde kurar ve yatırımın geri dönüşündeki tasarruf ve kârlılığa kadar birçok değeri beraberinde şirkete kazandırır. En önemlisi bir sistemi başarılı şekilde şirket kültürüne kazandırır.

Modern Bir Envanter Yönetim Sistemi Olan EnvantApp Olarak Sürece Nasıl Katkılar Sağlıyoruz

Değer katma olayını detayları ile açalım. Klasik ve statik bir envanter yönetiminden dinamik ve modern envanter yönetimine geçişinizi sağlıyoruz. EnvantApp Envanter Yönetim Sistemi ile her varlığa (demirbaş/stok) tekil bir kimlik atayarak yaşam döngüsündeki tüm sürecine hakim oluyorsunuz. Yüz binlerce hatta, milyonlarca lira değerindeki varlıklarınızı bile (bina, araç, makine, mobilya, elektronik) ister tekil isterse toplu halde sistem üzerinden servis kayıtlarını, garanti süreçlerini, transferini, sözleşmelerini, kira sözleşmelerini, lisanslarını hatta hurda ve zimmet süreçlerini tamamen dijital ortama taşıyoruz. Böylece alım bedelini ve maliyetini, kayıtlarını, belgelerini ve fotoğraflarını envanter kartında tutabiliyorsunuz. Böylelikle envanterinizin maliyetini, değişim zamanlarını, servis/bakım kayıtlarını görerek karar mekanizmanızı güçlendiriyorsunuz. Basit ve net tıpkı Excel gibi ama daha sistemli, merkezi ve bu işe özel tasarlandı.

Envanter Sistem Tasarımı: Entegrasyon, Onay Akışı ve Varlık Yönetiminin Yol Haritası Hakkında

Başarılı bir geçiş doğru soruların iyi şekilde cevaplandığı anlamına gelir. Ne gerek var Excel’de takip ediyoruz yerine sağlanan katma değeri görebiliyorsanız şartlar olgunlaşmış demektir. Çünkü vizyonlu yöneticiler bu dönüşümü gören ve iyi anlayan kişilerdir. İster EnvantApp gibi iyi tasarlanmış bir yazılıma isterseniz kendi ihtiyaçlarınıza uygun gördüğünüz başka bir envanter yönetim sistemine geçin ama klasik ve dönüşüme muhtaç olan kritik kararı asla kaçırmayın.

Bugün modern bir envanter yönetim sistemi doğru kullanıldığında kendi maliyetinin onlarca katını ilk yılında çıkaran ve şirkete tasarruf ve doğru karar yetisi sağlayan önemli bir programdır. Buradan kazanılan tecrübeyle ister bir depo, ister bir filo, oteller zinciri, fabrika veya bankacılık ve finans ortamları için bile gerekli temel veya ileri seviye envanter yönetimini çözüme kavuşturabilirsiniz. Dijital dönüşümün en yavaş kaldığı ama getireceği faydanın büyük bir fark yarattığı alan envanter/demirbaş yönetimidir.

Yol Haritası

İlk Adım, mevcut Excel’de tuttuğunuz envanter / demirbaş / stok listenizi çıkartın. Bu dosyada gereksiz sütun ve verileri temizleyin. Bu verinin hijyeni açısından şirketiniz için önemli bir karardır. EnvantApp gibi modern envanter yazılımları milyonlarca adet envanteri rahatlıkla tutabilmektedir. Mükerrer kayıtları birleştirin, eksik seri numaraları, alım tarihleri, kategori ve lokasyonlar. Eski sorunlarınızı yeni sisteme taşımayın aksi durumda eski sorunlarınız yeni sorunlara dönüşür.

İkinci Adım, ihtiyaçlar çıkartılır. En az iki, duruma göre daha fazla alternatif envanter yönetim sistemi masaya konur. Kullanıcı sayısı, çoklu lokasyon ya da şube desteği, mobil kullanım, raporlama, güvenlik, en önemlisi entegrasyon seçenekleri ile birlikte ürünün toplam sahip olma maliyeti yani lisanslama ve yine çok önemli olan dijitalleşme oranı değerlendirilir. ISO 9001, ISO 27001 ve TURQUALITY gibi regülasyonlar dijitalleşme için ayrı zorunluluklar sunar ve bu süreç oldukça önemlidir. Onay akışı, kağıt evrakların azaltılması, bildirimler, gerçekten takip edilebilirlik, kayıt değerleri ve sizin talepleriniz değerlendirilip karar verilir.

Üçüncü Adım, geçiş yapılır, kullanıcı adaptasyonu, eğitim ve ön taleplerin yerine getirilme süreci gerçekleşir. Sürecin sahipleri, depo görevlisi, bilgi işlem, muhasebe, satın alma ve üst yönetim için yetkiye özel roller belirlenir ve tahsis edilir. Envanter yazılımının zorunlu alanları belirlenir. Onay rotası oluşturulur. Sayım sıklığı, protokoller ve gerekli konfigürasyon EnvantApp gibi yazılım şirketleri ile karşılıklı yapılır.

Sonuç

Excel’den envanter yönetim sistemine, programına, yazılımına ya da otomasyonuna artık ne olarak adlandırırsanız geçiş yapmak, tablo değiştirmekten çok daha fazlasıdır. EYS (envanter yönetim sistemi) sahibi olan kurum artık demirbaş ve stok verilerini standartlaştırır, sorumluluğu ve hesap verilebilirliği netleştirir. Entegrasyon sayesinde ERP (Enterprise Resource Planning) yani kurumsal kaynak planlama ve İnsan Kaynakları yazılımlarıyla bir zinciri tamamlayan bir halka haline gelir. Bu halka tamamlandığında EnvantApp gibi envanter yönetim sistemleri yalnızca varlığın, demirbaşın ya da stoğun nerede olduğunu göstermez; maliyeti azaltır, riskleri görünür kılar ve yönetimin alacağı kararlarda destekleyici kurumsal bir platforma dönüşür.