Dijitalleşme ve Zimmet Süreç Yönetimi - Envanterde Verimlilik, Güven ve İzlenebilirlik

Kurumlar ister büyük (kıtalar arası - uluslararası) isterse küçük tek bir şubeden oluşsun, çalışanlarına yani personellerine bilgisayar, telefon, mobil cihaz, lisans hatta otomobil ya da araç gibi demirbaşları takip etmek çok zorlaşıyor. Bazı durumlarda personelin eğer ki devir hızı yüksekse bu durum işin içinden çıkılmaz bir hal alabiliyor. Kayıtlar Excel'de tutuluyor ama bu durumda başka başka sorunlara sebep oluyor. Envanter yönetimi ve zimmet tutanakları daha ilkel yöntemlerle yapılmak zorunda kalıyor ve ortada operasyonel verimlilik denen bir şey kalmıyor. Ancak günümüzde bu süreçleri rahatlıkla dijitalleştirebilirsiniz.

Geleneksel Zimmet Tutanak İşlemlerindeki Sorunlar

Geleneksel yani eski usul dediğimiz manuel yöntemlerin sebep olduğu sorunlar:

• Zimmet formu veya tutanaklarının kaybolması, zarar görmesi.
• Yetkisiz kişiler tarafından kolay ulaşabilir olması durumunda kaybolması.
• Mükerrer veri girilmesi
• Eksik veri girildiğinde kontrol mekanizmasının olmaması
• Çalışanın işten ayrılması durumunda zimmet tutanaklarının gözden kaçması
• Kayıtların izlenememesi, süreçlerin bilinmemesi
• Sayımların normalden daha uzun sürmesi, sayım değişikliklerinin bilinmemesi

Dijitalleşmiş Envanterlerde Zimmet Süreç Yönetimi

EnvantApp gibi dijital varlık yönetim sistemlerinde bu süreçler artık kolay bir şekilde yönetildiğinden zimmet kaybı, takipsizlik gibi kaos oluşmamaktadır. Dijital zimmet sayesinde personelin işe başlangıcından, işten ayrılışına kadar envanter ve zimmet süreçleri takip edilebilir ve yönetilebilir bir yapıya geçer. Envanter yönetim sisteminin, zimmet yönetim modülü onlarca faydasından sadece bir tanesidir ama en önemli modüllerden / özelliklerden birisidir. Özellikle İnsan Kaynakları departmanları bunun önemini çok iyi bilir. Merkezi bir envanter yönetim sisteminin faydalarını şu şekilde sıralayabiliriz:

• Varlık takibi, süreç yönetimi yapılır.
• Personelin zimmet süreçlerinin takibi.
• Atama, çıkartma ve çoğaltma işlemleri yapılabilir.
• Zimmetlenen envanterin yaşam döngüsü takip edilebilir.
• Dijitalleşen süreçlerde hesap verilebilirlik artar.
• Teslim, iade, servis ve garanti süreçleri personel zimmetleri üzerindeyken görülebilir.
• Entegrasyon durumunda işten çıkan personelin zimmetini teslim etmeden çıkışı yapılmaz.
• Dijital elektronik onay mekanizması çalışır.
• Log ve denetim kayıtları istenildiği miktarda tutulur.

Sonuç Olarak

Denetim mekanizması diri tutulur, onaylar ister imza ve kağıt gibi süreçlerle desteklenebilir ama en önemlisi dijital onaylar sayesinde büyük kolaylık sağlanır. Ne zaman zimmet teslim edilmiş, ne zaman tamir görmüş, ne zaman elden çıkartılacak. EnvantApp modern ve merkezi bir envanter yönetim yazılımı sayesinde sistem oldukça başarılı bir sonuç sağlar. Verimlilik artar, maliyetler azalır. Karar mekanizması güçlenir.