Envanter Nedir? Demirbaş ve Varlık Nasıl Kullanılır?

Envanter Nedir?

Envanter kelimesi işletmelerde iki farklı anlamda kullanılabilmektedir.

1. Kayıt ve Tespit Faaliyetleri Olarak Envanter

Bu bağlamda envanter, işletmenin sahip olduğu veya kontrol ettiği değerlerdir. Yani bu değerler envanterin, sayılması, ölçülmesi ve tartılması, kimliklendirilmesi, lokasyonunun yani yerinin belirlenebilmesi, fiziksel durum tespiti/görülmesi, değerinin ve miktarının geçmiş ve gelecek kayıtlarla karşılaştırılma işlemleridir.

Yani “envanter çıkarmak” sadece eldeki ürünleri sayıp sayıp geçmek değildir. Stoklar, bilgisayarlar, mobilyalar, endüstriyel cihazlar, makineler, araçlar, yedek parçalar, lisanslar, sözleşmeler ve diğer varlıklar bir tarih itibarıyla belirlenerek kayıt altına alınabilir.

2. Muhasebesel Varlık Olarak Stok

Uluslararası terminolojisiyle “inventory” genellikle işletmenin:

• Satılmak üzere elinde bulundurduğu mamulleri,
• Üretim aşamasındaki yarı mamulleri,
• Üretim veya hizmet sunumunda tüketilecek ham madde ve malzemeleri ifade etmektedir.

IAS (International Accounting Standards) yani uluslararası muhasebe standardı stokların, envanterin (inventories) işletmeler için maliyetinin nasıl belirleneceği, finansal tablolarda nasıl muhasebeleştirilebileceğini, ne zaman giderleştirebileceğini ve net gerçekleşebilir değeri nedeniyle ne zaman değerinin düşüklüğe uğratılacağını düzenler.

Maliyet ile Net Gerçekleşebilir Değerin Düşüğü: Stoklar, maliyetleri ile net gerçekleşebilir değerinden (tahmini satış fiyatından tahmin edilen tamamlama ve satış maliyetlerinin çıkarılmış hali) hangisi daha düşükse o bedelle gösterilir.

Değer Düşüklüğü: Stoklar hasar gördüğünde, eskidiğinde veya piyasa fiyatı düştüğünde net gerçekleşebilir değere kadar indirgenir (karşılık ayrılır) ve bu fark gider yazılır.

Kabul Edilen Maliyet Formülleri

• FIFO — First in first out (İlk Giren, İlk Çıkar): İlk alınan stokların ilk satıldığı varsayılmaktadır…
• Ağırlıklı Ortalama Maliyet: Benzer stokların ağırlıklı ortalama maliyeti hesaplanarak değerlenir.
• Özgün (Spesifik) Maliyet: Birbirinden kolayca ayrılabilen veya özel projeler için üretilen mallarda uygulanır.
• LIFO — Last in first out (Son Giren İlk Çıkar): IAS 2 kapsamında kesinlikle yasaktır.

Demirbaş Nedir?

Demirbaş, işletmede veya kurumda satış amacıyla değil, işletmenin faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla kullanılan ve genellikle birden fazla hesap döneminde (uzun süre kullanım da olabilir) fayda sağlayan taşınır veya sabit nitelikte, kolayca tükenmeyen nitelikteki varlıkları ifade eden kavramdır. Muhasebe dilinde işletmelerin faaliyetlerinde bir yıldan fazla faydalanabildiği maddi varlıkları ifade eder.

Demirbaş Özellikleri

Uzun ömürlüdür, bir yıldan uzun süre yani genellikle birden fazla hesap döneminde kullanılır.

Zimmetlenir, belirli bir kişiye veya göreve/lokasyona kayıtlıdır ve kaydı tutulur.

Değer kaybeder (amortisman) zamanla yıpranarak mali kayıtlarda değer düşüşü hesaplanabilir.

Tipik örneklere bakarsak:

• Bilgisayar, yazıcı ve çevre birimleri
• Ağ cihazları, sunucular, bilgi işlem ekipman ve donanımları
• Telefon, tablet, kamera ve güvenlik sistemleri
• Klima ve elektrikli ofis aletleri
• Makineler, endüstriyel ekipmanlar, cihazlar, fırın, kombi
• Masa, sandalye, klima, dolap ve ofis mobilyaları ya da mobilya
• Ölçüm cihazları, üretim araçları ve el aletleri
• Uzun süre kullanılan makine ve ekipmanlar…

Envanter, stok, demirbaş arasındaki farklar nelerdir?

IAS 2 Inventories, stokları maliyet ve net gerçekleşebilir değer bazında alırken, IAS 16 Property, Plant and Equipment ise uzun vadede kullanılacak varlıkların aktifleştirilmesini, ölçülmesini, amortismanını, değer düşüklüğünü ve kayıttan çıkartılmasını düzenler.

Sanayileşme, Kurumsallaşma ve Tam Kayıt Muhasebe Süreci

Sanayi devrimiyle birlikte dünya genelinde büyük hatta bazı devletlerden bile büyük şirketlerin ortaya çıkmasıyla birlikte ham madde, yarı mamul, mamul, makine ve ekipman, yedek parça, üretim maliyetleri daha sistemli ve doğru şekilde izlenmeye başlandı. 19. yüzyılda örgütlü bir meslek haline gelen Muhasebenin, varlıkların sınıflandırılması, değerlenmesi, raporlanması ve denetlemesine yönelik uygulama ve prosedürler kurumsallaşmasını sağladı.

Şirketler İçin Envanter ve Demirbaş Yönetim Yazılımının Önemi

Şirketlerin neye sahip olduğu, bunların nerede ve nasıl bulunduğu, kimin kullandığı yani zimmetin kimde olduğunu, sorumlulukları bilmeden varlık yönetiminin bir anlamı yoktur.

Doğru bir envanter yönetim sürecinde neyin nerede ve kimde olduğu sorularına envanter yönetim yazılımı kolaylıkla cevap verebilmektedir. Sözleşmelerin kime ait olduğu, bağlayıcı maddeleri, servis bakım kayıtları, satın alma tarihleri, kayıtları, envanterin benzersiz kimliği, qr/barkod kodu, serisi, faydalı ömrü ve hurda ya da elden çıkarma bilgilerini takip etmenin en efektif yolu envanter yönetim yazılımıdır. EnvantApp bu bağlamda bu ve bunun gibi daha birçok konuda envanterinizin yönetiminin hem doğru ve anlaşılır hem de kolay yönetilir olmasını merkezi ve hesap verilebilir bir şekilde sağlamaktadır.

ISO55000:2024, varlıkların yaşam döngüleri boyunca sistematik yönetimini, varlıklardan elde edilen değerin artırılmasını ve organizasyonun desteklenmesiyle ilişkilendirilen bir standarttır. Kayıp, sahipsiz ve mükerrer envanterlerin önüne geçebilir, kaybı büyük bir kazanca dönüştürebilirsiniz.